Переезд на новую CRM: чеклист, который спасает данные

Переезд на новую CRM начинается с выгрузки старой, ещё до оплаты новой. Дальше — перенос в правильном порядке, проверка тремя числами и месяц параллельной работы.

Пропуск любого из этих шагов стоит именно тех данных, ради которых вы и меняете систему.

Самая распространённая ошибка — начать с настройки новой CRM. Выглядит это продуктивно, а заканчивается тем, что часть истории осталась в системе, доступ к которой уже закрыт.

Шаг 1: что выгрузить до того, как что-то делать?

Экспорт из текущей CRM — первое действие, а не одно из. Причина проста: пока файл не лежит у вас, вы зависите от чужого доступа.

Что должно быть в выгрузке:

1. 1

   Контакты и компании

   Со всеми полями, даже теми, что кажутся ненужными — фильтровать будете потом.

2. 2

   Сделки

   С этапами, суммами и датами. Это то, что труднее всего восстановить вручную.

3. 3

   История активностей

   Звонки, письма, заметки. Часто выгружается отдельным файлом — проверьте.

4. 4

   Кастомные поля

   Список полей и их значения. Без него импорт превратит данные в кашу.

Шаг 2: что НЕ переносить?

Соблазн перенести всё понятен и вреден. База, в которой половина записей мертва, портит каждый отчёт в новой системе и заставляет команду не доверять цифрам.

Рабочие границы: контакты за последние 12–24 месяца, все открытые сделки, история покупок полностью. Мёртвые лиды без единой активности, дубли и поля, которые никто не заполнял, остаются в выгрузке — не в новой CRM.

Шаг 3: переносите в правильном порядке

Порядок имеет значение, потому что объекты ссылаются друг на друга:

1. Компании — верхний уровень.
2. Контакты — привязываются к компаниям.
3. Сделки — привязываются к контактам и компаниям.
4. Активности — привязываются к сделкам.

Нарушение порядка даёт самый неприятный результат: данные вроде бы на месте, но связи между ними потеряны, и карточка клиента открывается без истории.

Шаг 4: как проверить результат тремя числами?

Автоматического «всё перенеслось» не существует. Рабочая проверка — три числа до и после:

• количество контактов;
• количество открытых сделок;
• общая сумма в открытых сделках.

Если совпадают все три, структура перенеслась. Затем откройте пять случайных карточек и просмотрите вручную: числа не покажут сдвига полей, когда город попал в поле «должность».

Шаг 5: месяц параллельной работы

Старую CRM выключают не сразу, а через месяц, в режиме только для чтения. Причина в том, как обнаруживается нехватка данных: не при проверке, а когда конкретному менеджеру понадобится конкретная история — обычно на второй-третьей неделе.

Этот месяц стоит одной лишней подписки и регулярно спасает от недель ручного восстановления.

Чеклист переезда

1. Выгрузить контакты, компании, сделки, активности и список кастомных полей.
2. Открыть каждый файл и убедиться, что данные на месте.
3. Решить, что не переносим (мёртвые лиды, дубли, пустые поля).
4. Перенести в порядке: компании → контакты → сделки → активности.
5. Сверить три числа до и после.
6. Проверить вручную пять случайных карточек.
7. Перенести интеграции и убедиться, что ничего не дублируется.
8. Держать старую CRM месяц в режиме чтения.
9. Только после этого отключать подписку.